Przygotowanie bazy danych do personalizacji kart

1. Bazę danych należy przygotować w arkuszu Excel
Dane które są nanoszone na kartę w procesie personalizacji tworzą na karcie odrębne pola – przeważnie znajdują się w osobnych wierszach. Na przykład w jednym polu mamy imię i nazwisko, w innym adres, itd. Zasada jest taka, że dane dla każdego pola muszą być umieszczone
w osobnych kolumnach arkusza Excel.

Przykład:
Na karcie znajduje się 6 odrębnych pół składających się na personalizację:
– imię i nazwisko – 1 pole
– adres – 2 pola
– numer karty – 1 pole
– zdjęcie – 1 pole
– kod kreskowy – 1 pole

Ponieważ zdjęć nie umieszczamy w Excelu (jak przygotować zdjęcia o tym piszę w dalszej części tekstu), w arkuszu będzie 5 kolumn jak poniżej:
– imię i nazwisko
– adres 1
– adres 2
– numer karty
– kod kreskowy

Dopuszczalne jest również by dane, które tworzą 1 pole na karcie, były rozdzielone i znajdowały się w dwóch kolumnach Excela.
W powyższym przykładzie imię może być w osobnej kolumnie niż nazwisko. Scalenie tych danych nie jest żadnym problemem. Nigdy jednak na odwrót, czyli nie może być tak, że dane z 1 kolumny w Excelu mają iść do dwóch różnych pól/wierszy na karcie. Na przykład w powyższym przykładzie dane z kolumn „adres 1” i „adres 2” (cały adres) nie mogą być w jednej kolumnie.

Uwaga: Projektując wygląd karty i rozmieszczenie personalizacji należy zwrócić uwagę, czy w bazie danych nie znajdują się elementy o zbyt dużej długości. Chodzi o sytuację, gdy na karcie znajdują się jakieś elementy (np. logo), co do których nie życzymy sobie, aby zostały „przykryte” przez personalizację. Na przykład mamy w bazie długie nazwisko lub nazwisko podwójne. Należy uwzględnić to przy projekcie karty lub/i projekcie rozmieszczania personalizacji.

Przykładowy problem – mamy w bazie takie imiona i nazwiska: Jan Kowalski oraz Klementyna Zaborowska – Goroszewska.

Pierwotnie chcieliśmy by imię i nazwisko znajdowało się w jednej linii. Jednak Klementyna…. nam się nie mieści – wchodzi np. na logo.

Rozwiązaniem może być umieszczenie imienia w osobnej i nazwiska w osobnej linii. Jeżeli jednak chcemy, by tylko długie imiona i nazwiska były umieszczane w osobnych liniach, to trzeba zrobić dwie kolumny w Excelu, np.: nazwisko 1 i nazwisko 2. Imiona i nazwiska krótkie – typu Jan Kowalski wpisujemy do pierwszej kolumny – nazwisko 1) a drugą (nazwisko 2) pozostawiamy pustą. Dla długich nazwisk (Klementyna Zaborowska – Goroszewska) w kolumnie nazwisko 1 będzie „Klementyna” a w nazwisko 2 będzie „Zborowska-Goroszewska”.

2. Przygotowanie zdjęć
Jeżeli na kartach mają znaleźć się zdjęcia (np. weźmy karty typu legitymacje). To po pierwsze same zdjęcia muszą być odpowiednio przygotowane: powinny mieć rozdzielczość 300 dpi oraz rozmiar taki, jaki chcemy by był na karcie. Po drugie musi istnieć ścisłe i jednoznaczne powiązanie zdjęć z danymi w bazie. Standardowo w przypadku kart typu legitymacje, gdzie są nanoszone na karty imiona i nazwiska osób, ich zdjęcia oraz inne dane, pliki zdjęć muszą mieć nazwy składające się z imienia i nazwiska, przy czym musi być to identycznie jak w bazie, łącznie z polskimi literami. Na przykład mamy w Excelu osobę Józef Gżegżółka. Plik ze zdjęciem musi mięć nazwę: „Józef Gżegżółka.jpg” (lub „Józef Gżegżółka.bmp”, „Józef Gżegżółka.tiff”, itd. w zależności od typu pliku graficznego).

Andrzej Bilewicz